KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
Pola Komunikasi
Secara
umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan
menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :
a) Saluran
Komunikasi Formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola
yaitu :
1) Komunikasi
dari atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal
dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat
berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan
dengan sebaik-baiknya.
Pengelolaan Komunikasi Dalam Organisasi
Data statistik menunjukkan bahwa komunikasi yang bersifat rutin
merupakan faktor penting dalam bisnis. Oleh karena itu maka komunikasi yang
bersifat rutin harus dikelola dengan baik sehingga dapat memperkecil biaya dan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi. Beberapa cara yang dapat
digunakan dalam mengelola komunikasi rutin antara lain:
a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.
Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses
komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu.
Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan
dapat menghemat waktu dan uang.
b. Memberikan instruksi yang jelas.
Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus
memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu,
penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah
benar-benar memahami informasi yang disampaikan.
Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui
kerja sama yang baik dengan para stafnya.
c. Mendelegasikan tanggung jawab
Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya
mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.
d. Melatih penulis dan pembicara
Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan
berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para
pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan
operasinya dengan lebih lancar.
Agar Terjadi Keberhasilan Komunikasi Bisnis Maka Harus
Memperhatikan Hal-Hal Berikut :
Menentukan tujuan komunikasi
Menentukan sasaran komunikasi atau audience
Menentukan ide utama pesan yang akan disampaikan
Menentukan channel dan medium yang akan digunakan untuk mengirim
pesan.
Menentukan cara pengorganisasian dan nada pesan.
Tujuan Komunikasi
Alasan penentuan tujuan komunikasi adalah:
1) Untuk menentukan apakah komunikasi memang diperlukan.
2) Untuk memberikan respon yang tepat kepada audience
3) Agar isi pesan dapat lebih terfokus.
4) Agar channel dan medium komunikasi dapat dipersiapkan
terlebih dahulu.
Tujuan umum pesan bisnis ada tiga yaitu:
1) Untuk menginformasikan
2) Untuk membujuk/ melakukan kerjasama
3) Untuk memberikan hiburan (entertainment)
Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
tujuan pesan:
1) Apakah tujuan yang hendak dicapai pesan melalu pesan memang
realistis?
2) Apakah memang saatnya sudah tepat untuk mengirimkan pesan?
3) Apakah pesan dikirimkan oleh orang yang tepat?
4) Apakah tujuan pesan dapat diterima oleh organisasi?
Menganalisa Audiens
Penganalisaan audience bertujuan untuk menentukan materi yang
akan dicakup dalam pesan serta cara penyampaian pesan. Adapun penganalisaan
audience dapat dilakukan dengan jalan menjawab pertanyaan-pertanyaan di bawah.
1) Mengembangkan dan menganalisa karakters audience
· Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
· Siapakah audience atasan, bawahan, teman sejawat, atau publik?
· Bagaimana kira-kira reaksi audience terhadap isi pesan?
· Bagaimana kira-kira tingkat pemahaman audience terhadap topik?
2) Mampu memuaskan audience dengan informasi yang disampaikan
· Berusaha mengetahui informasi apa saja yang ingin diketahui
oleh audience
· Menyiapkan jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang
diperkirakan akan disampaikan audience.
· Menyiapkan pertanyaan-pertanyaan terhadap audience
· Menyiapkan informasi-informasi yang akurat
· Menekankan isi pesan terhadap hal-hal yang paling menarik
perhatian audience.
3) Mampu menyesuaikan isi pesan dengan situasi dan kondisi
audience. Hal ini perlu dilakukan karena audience mungkin hanya:
· Mempunyai waktu sedikit
· Mungkin merasa terganggu
· Mungkin hanya memberikan prioritas rendah terhadap pesan.
Pemilihan Chanel Dan Media
Pesan dapat dibedakan berdasarkan tipe-tipenya, dan setiap tipe
pesan memerlukan channel yang berbeda satu sama lainnya. Secara umum,
komunikasi dapat dibedakan menjadi komunikasi oral dan tertulis.
A. Komunikasi Oral
Komunikasi oral sangat tepat jika digunakan untuk menyampaikan
pesan yang bertujuan untuk mendorong audience agar mau melakukan kerjasama.
Komunikasi formal juga merupakan pilihan yang tepat jika:
Pengirim pesan menginginkan umpan
balik dengan cepat
Isi pesan bersifat sederhana dan
mudah diterangkan
Isi pesan tidak memerlukan
pencatatan secara formal
Untuk menyampaikan pesan terhadap
sekelompok audience yang mempunyai lokasi yang sama.
Untuk mendorong audience agar mau
berpartisipasi dalam memecahkan masalah atau untuk mengambil keputusan bersama.
Terdapat berbagai macam bentuk
komunikasi formal. Contoh bentuk-bentuk komunikasi formal dapat dilihat di
bawah ini:
Percakapan tanpa direncanakan
sebelumnya.
Percakapan melalui telepon
Interview
Rapat dalam kelompok kecil
Seminar
Workshop
Program-program pelatihan
Pidato secara formal
Presentasi
Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis sangat bervasiasi ditinjau dari segi
formalitasnya. Dengan menggunakan komunikasi tertulis, maka pengirim pesan
mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengontrol pesan. Media yang paling
banyak digunakan dalam komunikasi tertulis adalah:
Surat
Surat biasanya digunakan untuk menyampaikan dokumen-dokumen
singkat yang terdiri dari dua atau tiga halaman.
Memo
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang
bersifat rutin.
Laporan dan Proposal
Laporan dan proposal digunakan untuk menyampaikan pesan yang
bersifat kompleks dan objektif.
Berdasarkan tujuannya, surat dan memo dapat diklasifikasikan
dalam 4 kategori yaitu:
1. Permintaan langsung
2. Menyampaikan informasi rutin yang bertujuan untuk
menyampaikan berita baik atau berita yang bertujuan untuk meningkatkan nama
baik perusahaan.
3. Menyampaikan berita buruk
4. Menyampaikan informasi yang bersifat membujuk.
Penyusunan
Dalam tahap ini, ide atau isi pesan dituangkan dalam bentuk
kata-kata, kalimat-kalimat, serta paragraf-paragraf. Selain itu, ditentukan
juga cara pengilustrasian serta informasi lainnya yang akan digunakan untuk
mendukung ide pokok pesan.
Revisi dan Peninjauan Kembali
Pada tahap ini, dilakukan tinjauan ulang terhadap tujuan, isi,
pengorganisasian secara keseluruhan, serta nada pesan. Salin itu, dilakukan
juga peninjauan ulang terhadap kata, tanda-tanda baca, ejaan, serta format yang
digunakan.
Berdasarkan uraian sebelumnya dapat disimpulkan Bahwa Untuk
Ukuran Keberhasilan Suatu komunikasi Bisnis yaitu:
1. Apakah Informasi disampaikan dengan jelas dan Akurat?dalam
komunikasi Bisnis,dimana banyak hal-hal penting seperti perbedaan kebudayaan
dan perbedaan pendidikan yang dapat berpengaruh terhadap berlangsungnya
komunikasi.Maka seringkali terjadi informasi yang kita sampaikan diabaikan oleh
Audience.oleh karena itu untuk mengatasi hal tersebut maka seorang pembicara
harus mempelajari tentang latar belakang audiencenya agar mendapat respon yang
baik sebelum berbicara dii depan audience.karena salah satu Ukuran keberhasilan
dalam Komunikasi Bisnis adalah respon yang baik dari audiencenya.
2. Dapat mengajak orang lain untuk mendengarkan informasi yang
disampaikan dan menyentuh perasaan orang yang menerima.Apa yang terlihat pada
pesan itu seperti : nada bicara, aya tulisan dan pilihan kata-katasecara
keseluruhan dapatdipergunakan,secara keseluruhan dapat menyebabkanproses
ko9munikasi berhasil atau agal.jadi kita harus dapat menciptakanperhatian atau
simpat,suatu hubungansaling percaya guna merangkul mereka ke Arah kita.
3. Informasi yang kita sampaikan harus dapat Mengejutkan
audience agar perhatian mereka dapat menuju kita,ini adalah hal terpenting
dalam komunikasi bisnis yang sanat kritis.Karena hal ini dapat menjamin isi
Pesan diterima denan baik. Dengan kata lain kita harus dapat kreatif dalam
penyampaian informasi kepada audience agar mereka selu mengingat informasi yang
kita sampaikan.
Komunikasi
Dalam Organisasi
Hambatan Komuniaksi dalam Organisasi
Dalam proses organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya
akan banyak terjadi hambatan-hambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering
muncul adalah hambatan komunikasi, karena komunikasi adalah kunci utama dalam
kesuksesan organisasi mengingat banyaknya orang yang terlibat didalammnya.
Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal dalam organisasi
karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik dan tepat.
Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
1.
Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari
ketidak jelasan informasi yang akan disampaikan.
2.
Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan
cuaca, gangguan sinyal, dsb
3.
Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman
yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam
informasi atau pesan
4.
Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan
kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga
mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan
5.
Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat
emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
6.
Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang
manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan
atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu
informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
7.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar
pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya
salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang
yang ada dalam organisasi
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan
bahwa proses komunikasi itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat
panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam organisasi dan dalam
aktivitas lainnya.Tetapi hambatan tersebut bukanlah menjadi satu-satunya
penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas
berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :
1.
Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan
pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta
komunikasi 2 (dua) arah
2.
Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang ,
pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat
diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
3.
Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut
harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar